Obligation d’information

Madame, Monsieur,

Nous attachons une très grande importance à la protection et à la transparence de vos données à caractère personnel que nous, la société Mayser GmbH & Co. KG, Bismarckstraße 2, 88161 Lindenberg im Allgäu (ci-après désignée « Mayser »), avons collectées et enregistrées chez nous. Dans ce document, nous souhaitons vous informer de l'utilisation faite de vos données afin que tout soit clair pour vous:

- Quelles informations collectons-nous sur vous ?
- Pourquoi les collectons-nous ?
- Comment les enregistrons-nous et comment les utilisons-nous ?
- Quand et avec qui les partageons-nous ?

Nom et coordonnées du responsable de la protection des données

Mayser GmbH & Co. KG, Bismarckstraße 2, 88161 Lindenberg im Allgäu

Coordonnées du délégué de la protection des données de la société

Maître RA / Avocat en droit des technologies de l’information
Dr. Jens Bücking, Stuttgart
E-Mail: datenschutz@mayser.com

Données à caractère personnel que nous traitons

Si vous souhaitez nous adresser une demande, recevoir un devis ou conclure un contrat avec nous, nous traitons vos données à caractère personnel. Quelles données sont traitées et comment le sont-elles dépend dans chaque cas des prestations demandées ou convenues.

Par ailleurs, nous traitons vos données à caractère personnel par exemple pour remplir des obligations légales, pour la sauvegarde d’un intérêt légitime ou sur la base d’un consentement que vous nous avez remis.

Selon le motif juridique, il s’agit des catégories suivantes de données à caractère personnel:

1. Données personnelles (nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, état civil, profession/secteur d’activités et renseignements similaires) 
2. Coordonnées (adresse postale, adresse email, numéro de téléphone et renseignements similaires) 
3. Adresse (données de connexion et renseignements similaires) 
4. Informations de compte, notamment inscription et logins
5. Les données spéciales d’un contrat de location (notamment le nombre de personnes vivant dans un foyer, revenus et profession, procédure d’insolvabilité ouverte et non clôturée, montant du loyer et frais d’exploitation, renseignements de consommation et frais d’exploitation) 
6. Données sur le paiement de nos prestations (notamment données de factures/données de chiffres d´affaires, renseignements relatifs au compte)
7. Autres données liées aux transactions et désignations commerciales (par exemple : détails des commandes, numéro de commande / de facture / de bon de livraison, protocole de conseil, déroulement de la communication et renseignements similaires)
8. Attestions de paiement / de solvabilité pour les cartes bancaires et de crédit
9. Les données de solvabilité, y compris le scoring, c’est-à-dire les données sur l’évaluation du risque économique 
10. Données sur l’historique du client / du fournisseur 
11. Données sur le lieu / l’étendue et les parties prenantes de la prestation
12. Données sur l’utilisation des médias que nous vous proposons (par exemple heure de l’accès à nos pages web, adresses IP, applications ou Newsletter ; pages / liens sur lesquels vous avez cliqués chez nous ou entrées de pages web, protocole email (partenaire de communication, heure) et renseignements similaires) 
13. Prises de vidéos et de photos
14. Données de sources accessibles au grand public / bases de données d’informations (par exemple : numéro SIRET/ numéro de registre du commerce, contrats de représentation)
15. Données liées à une procédure juridique pertinente et à d’autres litiges

Finalités et motifs juridiques du traitement des données 

Nous traitons vos données à caractère personnel toujours en conformité avec la législation, notamment en respectant le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) ainsi que toutes les autres lois applicables selon les mesures suivantes:

Sur la base d’un consentement que vous nous avez remis (art. 6 alinéa 1 lit. a RGPD)

Si vous nous avez donné votre consentement volontaire à la collecte, au traitement ou à la transmission de certaines données à caractère personnel, ce consentement constitue la base juridique du traitement de ces données.

Dans les cas suivants, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d’un consentement que nous nous avez remis :

1. Création d’un compte client 
2. Envoi d'une Newsletters par email
3. Étude de marché (par exemple : questionnaire de satisfaction client)
4. Marketing et publicité (par exemple : téléphone / SMS / email / Messenger)
5. Formation de profils clients
6. Publication de vidéos et de photos
7. Transmission d’adresses email pour le suivi de colis à des prestataires de transport
8. Transmission à des « pays tiers » (c’est-à-dire des pays en dehors de l’Union européenne / UE ou de l'Espace économique européen / EEE) pour lesquels aucune décision d’adéquation de la Commission européenne n’existe ou un règlement de même valeur pour la protection des données à caractère personnel (par exemple la clause de contrat standard UE)
9. Publication de références clients
10. Transmission à des sociétés affiliées à de grands groupes

Pour l’exécution d’un contrat (art. 6 alinéa 1 lit. b RGPD)

Nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel pour le lancement, la création, l’exécution, la modification ou l’achèvement d’un contrat conclu entre vous et nous, qui peut être selon l’objet et la constitution de la relation contractuelle un contrat de vente, un contrat de louage d’ouvrage et d’industrie, un contrat d’entreprise, un contrat de prestation, un contrat de location / de gérance ou de licence. Dans le cadre de cette relation contractuelle, nous traitons vos données notamment pour l’exécution des activités suivantes:

1. Prise de contact liée au contrat
2. Gestion du contrat
3. Assistance permanente des clients et fournisseurs (par exemple Service-Center)
4. Exercice de droits de garantie
5. Gestion des demandes
6. Gestion des consentements
7. Gestion des fins de contrats (notamment traitement des déclarations de retrait, de révocation, de résiliation et d’opposition)

Vous trouverez de plus amples informations sur les finalités du traitement des données dans les documents contractuels correspondants et dans les Conditions générales de vente.

Pour remplir des obligations légales (art. 6 alinéa 1 lit. c RGPD) ou pour des intérêts publics (art. 6 alinéa 1 lit. e RGPD)

Nous sommes soumis, en qualité d’entreprise, à différentes obligations légales. Pour remplir ces obligations, un traitement des données à caractère personnel peut être nécessaire; Il peut s’agir notamment:

1. Obligations de contrôle et d’inscription
2. Vérifications de la solvabilité, de l’âge et de l’identité
3. Prévention / défense contre des infractions pénales / défense juridique
4. Comparaison de listes anti-terroristes

1. Publicité directe ou étude de marché et sondage
2. Consultation de / échanges de données avec des bureaux de renseignements
3. Détermination des risques de solvabilité ou de faillite
4. Garantie de protection et de sécurité des personnes et des objets importants pour l’entreprise, des systèmes, procédés et informations, notamment de la sécurité IT et de l’exploitation IT
5. Gestion des primes des distributeurs sous contrat et/ou des représentants commerciaux

1. Les partenaires commerciaux/ distributeurs sous contrat/ fournisseurs/ fabricants et prestataires de services pour le lancement, la création, l’exécution et l’achèvement d’un contrat conclu avec vous
2. Instituts de crédit et fournisseurs de prestations de paiement pour les facturations et le traitement des paiements
3. Sociétés de comptage et mesure et sociétés de facturation (collecte des données de consommation pour le chauffage / l’eau chaude réalisée par les sociétés de comptage et mesure mandatées et transmission aux sociétés de facturation mandatées pour la facturation des frais d’exploitation)
4. Experts
5. Assureurs de biens, assureurs responsabilité civile
6. Prestataires de services IT (par exemple société de maintenance, hébergeur)
7. Prestataires de services pour la destruction de fichiers et de données
8. Imprimeurs
9. Sociétés de paiement
10. Sociétés de conseil
11. Prestataires de services en marketing 
12. Entités de renseignement
13. Prestataires de services pour l’assistance téléphonique ou par email (par exemple Call-Center)
14. Hébergeur web
15. Société de publipostage
16. Experts-comptables / conseillers fiscaux / auditeurs fiduciaires
17. Sociétés d’encaissement et avocats pour encaisser les créances et faire valoir des droits
18. Autres cabinets externes non cités
19. Sociétés d’accréditation

1. Autorités fiscales
2. Autorités douanières
3. Organismes de sécurité sociale
4. Police, ministère public, autorités de contrôle
5. Tribunaux

Collaboration avec les chargés du traitement des commandes et les tiers

Si, dans le cadre de notre traitement, nous transmettons des données à caractère personnel à d’autres personnes et entreprises (sous-traitants ou tiers) ou que nous accordons à ceux-ci l’accès aux données, cela se fait sur la base d’un accord (pré-)contractuel (conformément à l'art. 6 alinéa 1 lit. b RGPD, par exemple si une transmission des données à de tiers, par exemple à une société de paiement, est nécessaire pour l’exécution du contrat conformément à l'art. 6 alinéa 1 lit. b RGPD), vous y avez consenti (art. 6 alinéa 1 lit. a RGPD), une obligation légale le prévoit (art. 6 alinéa 1 lit. c RGPD), ou sur la base de nos intérêts légitimes (par exemple s’il est fait appel à des mandataires, des webhosters, des distributeurs commerciaux, etc. conformément à l'art. 6 alinéa 1 lit. f RGPD).

Si nous chargeons des tiers du traitement des données, nous le faisons sur la base d’un dit « Contrat de sous-traitance » (art. 28 RGPD).

Transmission de données à caractère personnel à un pays tiers 

Si nous traitons des données dans un pays tiers (c’est-à-dire pays en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE)) ou si nous le faisons dans le cadre d’un recours aux services de tiers ou de sous-traitants ou de la transmission de données à des tiers, nous le faisons sur la base d’obligations (pré-)contractuelles (art. 6 alinéa 1 lit. b RGPD), sur la base de votre consentement (art. 6 alinéa 1 lit. a RGPD), sur la base d’une obligation légale (art. 6 alinéa 1 lit. c RGPD) ou sur la base de nos intérêts légitimes (art. 6 alinéa 1 lit. f RGPD). Sous réserve d'autorisations légales ou contractuelles, nous traitons ou faisons traiter les données dans un pays tiers uniquement si les conditions particulières de l'art. 44 et suiv. RGPD sont remplies, c’est-à-dire que le traitement est effectué par exemple sur la base de garanties particulières, telles que la détermination officiellement reconnue d'un niveau de protection des données correspondant à l'UE (par exemple pour les États-Unis à travers le dit « Privacy Shield »), ou que l'accord sur des obligations contractuelles spéciales officiellement reconnues (dites « clauses contractuelles types »).

Durée et critères d’enregistrement des données à caractère personnel 

Les données que nous traitons sont effacées selon les dispositions des art. 17 et 18 RGPD ou le traitement est limité.

Les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution mutuelle des obligations découlant des rapports contractuels sont régulièrement enregistrées jusqu'à expiration du délai de prescription applicable et effacées à l'expiration de ce délai.

S'il existe des délais légaux de conservation et de documentation, nous sommes tenus de conserver les données jusqu'à l'expiration de ces délais (voir art. 6 alinéa 1 p. 1 lit. c RGPD). A l’échéance des obligations légales de conservation, issues principalement du droit commercial et fiscal (en particulier les articles 147 AO et 257 HGB (Code du commerce allemand) - dix ans pour les documents fiscaux ou six ans pour les diverses correspondances commerciales), nous effaçons ces données dans la mesure où vous n’avez pas consenti à un stockage dépassant ce cadre conformément à l'art. 6 alinéa 1 p. 1 lit. du RGPD.

Protection de vos données

En plus de la protection effective des données, la question de la sécurité des données revêt pour nous également une très grande importance. Nous traiterons vos données à caractère personnel en vertu des exigences relatives à la sécurité du traitement de l’art. 32 RGPD. Pour ce faire, nous appliquons d’importantes mesures techniques et organisationnelles de sécurité qui sont conformes aux normes IT internationales et continuellement contrôlées. Nous nous assurons que vos données sont correctement protégées contre toute utilisation abusive ou toute autre forme de traitement de données non autorisé conformément au risque.

Droits de la personne concernée 

Conformément au règlement général sur la protection des données de l'UE, vous disposez des droits suivants: en cas de traitement de vos données à caractère personnel, vous avez droit à l’information sur les données stockées à votre sujet (art. 15 RGPD).

En cas de traitement de données à caractère personnel incorrectes, vous avez un droit de rectification (art. 16 RGPD).

Si les conditions légales sont remplies, vous pouvez demander l’effacement ou la limitation du traitement et vous opposer au traitement (art. 17, 18 et 21 RGPD). Nous attirons votre attention sur le fait que dans ce cas et chaque fois que vous ne fournissez pas les données requises, nous ne serons en principe pas en mesure d'établir ou de mettre en œuvre une relation contractuelle avec vous.
Si vous avez consenti au traitement des données ou s'il existe un contrat de traitement des données et que le traitement des données est effectué à l'aide de procédures automatisées, vous avez le droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD).

Si vous faites usage de vos droits susmentionnés, nous vérifierons si les conditions légales sont remplies. Dans certains cas, nous pouvons éventuellement ne pas vous fournir d’informations sur l’ensemble de vos données en raison de dispositions légales. Si nous devons rejeter votre demande d'information dans un tel cas, nous vous communiquerons simultanément les raisons du rejet dans tous les cas dans les délais légaux définis par l’art. 12 alinéa 3 RGPD.

Pour l'exercice de vos droits, veuillez vous adresser à contact@mayser.com.

En cas de réclamation relatives au droit de protection des données, vous pouvez contacter l'autorité de contrôle compétente:

Responsable de la protection des données et de la liberté d'information du Land, Promenade 18, 91522 Ansbach ; adresse postale : Postfach 606, 91511 Ansbach ; tél: 0981/180093-0 ; Fax: 0981/180093-800 ; Email: poststelle@lda.bayern.de (code public)

Droit de retrait du consentement 

Si vous avez consenti au traitement des données par Mayser au moyen d'une déclaration, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment pour l’avenir. La légalité du traitement des données effectué sur la base du consentement jusqu'au retrait du consentement n'en est pas affectée.

Si vous avez d'autres questions sur les différents destinataires, veuillez nous contacter à: contact@mayser.com.